RAES recrute un(e) Assistant(e) Achats Bilingue
TERMES DE RÉFÉRENCE Poste : Assistant(e) Achats BilinguePour des communautés qui s’informent, se mobilisent et agissent. Fiche de poste - Assistant(e) Achats Bilingue Présentation du RAESCréée en 2004, RAES est une ONG sénégalaise créatrice de stratégies innovantes pour le changement de comportement en Afrique et qui agit comme un hub de mise en relation des partenaires et programmes internationaux, les médias et les sociétés civiles locales.RAES forme, appuie et accompagne les acteurs locaux et les communautés à avoir accès à l'information et à mettre des solutions adaptées à leurs problèmes. Vision du RAESAvoir des communautés qui s'informent, se mobilisent et agissent sur leur avenir, individuellement et collectivement. Mission du RAESPromouvoir le changement social et un environnement propice à une prise de décision individuelle et collective éclairée, fondée sur une information libre, appropriée et complète. Mission et champs de responsabilité du poste La mission de l'assistante Achat bilingue est d'intervenir en soutien au Responsable achat, elle prépare la réalisation du processus d'achat et assure la gestion administrative et les relations commerciales avec des fournisseurs anglophones sur un marché.Elle travaillera sous la supervision du responsable des achats. Fonctions et Tâches Gestion des Approvisionnements• Assurer le suivi des commandes en cours et garantir leur conformité avec les exigences de l’ONG.• Préparer et transmettre les bons de commande aux fournisseurs.• Contrôler les délais de livraison et s'assurer que les marchandises arrivent en bon état et dans les temps impartis. Relations Fournisseurs• Entretenir des relations professionnelles avec les fournisseurs et négocier les conditions d'achat, si nécessaire.• Procéder à la création des dossiers fournisseurs (NINEA, RC, RIB, Statut, RIB etc.) et veiller à la complétude des dossiers.• Répondre aux demandes de devis et fournir les informations requises aux fournisseurs.• Gérer les réclamations et résoudre les problèmes liés aux commandes et aux livraisons. Gestion Administrative• Enregistrer et mettre à jour les informations relatives aux achats dans le système de gestion.• Mettre à jour quotidienne de la base fournisseurs.• Préparer et suivre les documents administratifs liés aux achats (factures, bons de livraison, etc.).• Assurer la gestion et le classement des dossiers d'achat. Analyse et Reporting• Suivre les tendances du marché et les prix pour proposer des solutions d'achat avantageuses.• Réaliser des reportings réguliers sur les achats et les dépenses pour le responsable des achats.• Contribuer à l'élaboration de prévisions d'achats et de budgets. Support aux Projets• Collaborer avec les équipes projets pour identifier les besoins en matériel et en services.• Assurer le respect des procédures d'achat spécifiées pour les projets de l'ONG. Conformité et Standards• Veiller à ce que les achats soient conformes aux politiques et procédures internes de l'ONG.• Assurer le respect des réglementations locales et internationales en matière d'achats et de logistique. Principales relations organisationnelles• Responsable hiérarchique : Responsable des achats Profil et Compétences Profil• Connaissance / Diplôme : Diplôme en gestion, administration des affaires, logistique ou domaine connexe.• Expérience : Expérience préalable dans un rôle similaire est un atout, de préférence dans le secteur humanitaire ou non lucratif. Compétences Techniques• Connaissance des procédures d'achat et de la chaîne logistique.• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et des logiciels de gestion des achats.• Excellente maîtrise de l'anglais.• Excellente maîtrise du logiciel de comptabilité TOMPRO.• Excellente maîtrise d'Excel.• Bonne connaissance des règles de base de la comptabilité.• Bonne maîtrise de Google Drive et du pack office. Compétences Relationnelles• Excellentes compétences en communication et en négociation.• Capacité à travailler en équipe et à entretenir des relations avec divers interlocuteurs. Compétences Organisationnelles• Grande capacité d'organisation et de gestion du temps.• Aptitude à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément. Compétences Analytiques• Capacité à analyser les offres et les besoins de manière critique.• Compétences en gestion budgétaire et en suivi des dépenses. Aptitude à la gestion du travail en équipe• Sens de l'initiative et autonomie.• Engagement envers les valeurs et missions de l'ONG.• Discrétion et intégrité dans la gestion des informations sensibles.• Facilité de contact avec autrui.• Faculté à communiquer en s'adaptant à ses interlocuteurs.• Esprit de travail collectif dans la préparation, la mise en œuvre et le suivi des processus de travail au sein d'une équipe.• Capacité à se rendre disponible en cas de besoin.• Capacité à collecter et à diffuser l'information à sa hiérarchie, à ses collaborateurs et à ses partenaires. Valeurs et Savoir-être• Adhésion à la culture associative, ainsi qu'aux valeurs fondamentales du RAES.• Compréhension du positionnement de l'association, de ses savoir-faire, de ses principes d'action ainsi que de ses modalités d'intervention.• Capacités d'analyse et d'adaptation à des situations différentes.• Habitude à gérer les difficultés ou le stress.• Esprit d'anticipation et d'initiative.• Curiosité. Autres requis• Aptitude à la mobilité du fait des déplacements sur le terrain. Dépôt de candidature • Email d'envoi : recrutement@ongraes.org• Composition du dossier de candidature : – Un CV actualisé (en français et/ou en anglais). – Une lettre de motivation adressée à la Directrice Exécutive du RAES. – Quatre références professionnelles : nom, fonction, contact (2 anciens collègues et 2 anciens partenaires).• Date limite de candidature : 10 août 2026 Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour un entretien seront contacté(e)s. Le RAES encourage particulièrement les candidatures féminines et les candidatures issues du continent africain. Contact • Site Web : www.ongraes.org• Email : contact@ongraes.org• Téléphone : +221 33 842 65 15• Adresse : 18 Rue Loulou, Fann-Hock, Dakar, Sénégal POSTULERexclusif
