PAM recrute un(e) Assistant(e) de soutien aux entreprises (spécialiste GDS et billetterie)

Le Bureau du Programme Alimentaire Mondial (PAM) recrute un(e) Assistant(e) de soutien aux entreprises (spécialiste GDS et billetterie)

Intitulé du poste : Assistant(e) de soutien aux entreprises (spécialiste GDS et billetterie)

Type de contrat : Contrat de service

Niveau : Niveau 4

Unité/Division : 6 mois (renouvelable)

Lieu d’affectation : Dakar, Diamniadio, Sénégal.

Rattaché(e) au chef du pôle voyages du siège social de MSD.

Contexte et objectif de la mission

Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire au monde, sauvant des vies en situation d’urgence et utilisant l’aide alimentaire pour construire des voies vers la paix, la stabilité et la prospérité. Dans le cadre du modèle « Siège mondial unique », le PAM a mis en place le Centre de voyages du Siège mondial afin de consolider et de rationaliser les services de voyage internationaux, garantissant ainsi la conformité aux politiques, l’efficacité des coûts et une prestation de services homogène entre le siège, les bureaux régionaux et les opérations de pays. Le Centre de voyages du Siège mondial joue un rôle essentiel dans le soutien à la capacité opérationnelle du PAM en fournissant des services de voyage précis et rapides à l’échelle mondiale.

Le rôle au sein du Programme Alimentaire Mondial (PAM)

Le point de contact voyages apportera son soutien au centre de voyages du GHQ en assurant le traitement complet des billets d’avion, sa principale responsabilité étant la gestion des réservations de vols via un système de distribution mondial (GDS). Il identifiera et proposera des options de vol adaptées aux demandeurs et, après confirmation, soumettra les demandes de billetterie électronique au système automatisé d’émission de billets du BCD. Ce poste exige une solide expertise technique en matière de réservations aériennes, de règles de billetterie et de calcul des tarifs, garantissant une billetterie précise, rapide et conforme aux politiques de voyage du PAM et aux principes d’efficacité de l’entreprise.

Principales responsabilités (liste non exhaustive)

Billetterie et traitement des voyages GDS

• Traiter les demandes de voyages aériens reçues via les flux de travail et les systèmes de voyage du PAM.
• Effectuer des recherches et des réservations de vols à l’aide d’un système de distribution global (GDS), en assurant un itinéraire optimal, une sélection tarifaire adaptée et le respect des politiques de voyage du PAM.
• Préparer et partager les options de vol proposées avec les voyageurs et les points de contact du secteur des voyages, en précisant clairement les conditions tarifaires et les principales contraintes.
• Collaborer étroitement avec les voyageurs/interlocuteurs privilégiés pour confirmer les itinéraires et les préférences de voyage.
• Soumettre les itinéraires finalisés via le système de délivrance automatisée de billets BCD pour l’émission des billets.
• Garantir l’émission en temps voulu des billets électroniques et la transmission précise des documents de voyage aux voyageurs.

Conformité et assurance qualité

• Veiller à ce que toutes les réservations soient conformes aux politiques de voyage, aux règles financières, aux exigences de sécurité et aux mesures d’efficacité de l’entreprise du PAM.
• Appliquer les principes de maîtrise des coûts, notamment en utilisant les tarifs logiques les plus bas, les itinéraires approuvés et les transporteurs privilégiés le cas échéant.
• Effectuer des vérifications d’exactitude sur les itinéraires, les données de billetterie et les règles tarifaires avant l’émission des billets.
• Conserver des registres précis des réservations et des opérations de billetterie à des fins d’audit et de reporting.

Coordination et soutien à la clientèle

• Assurer la fonction de principal interlocuteur opérationnel pour les voyageurs et les collègues du GHQ Travel Hub sur les questions liées à la billetterie.
• Assurer la liaison avec BCD Travel et les parties prenantes internes pour résoudre les problèmes de billetterie, les réémissions, les échanges, les annulations et les perturbations.
• Apporter un soutien aux voyageurs en cas de perturbations en proposant des itinéraires alternatifs et en coordonnant les actions correctives de billetterie.
• Maintenir une communication claire, opportune et professionnelle avec toutes les parties prenantes.

Amélioration et soutien des processus

• Contribuer à l’amélioration continue des flux de travail et des procédures opérationnelles standard en matière de billetterie au sein du GHQ Travel Hub.
• Partager les connaissances de l’équipe d’assistance sur les fonctionnalités du GDS, les règles tarifaires et les meilleures pratiques en matière de billetterie.
• Signaler les problèmes récurrents, les contraintes du système ou les lacunes des politiques et proposer des solutions pratiques.
• Effectuer toute autre tâche connexe requise.

Résultats attendus

• Traitement rapide et précis des demandes de billets d’avion via le GDS.
• Respect rigoureux des politiques de voyage et des normes de billetterie du PAM.
• Délai de traitement réduit entre la demande de voyage, la confirmation de l’itinéraire et l’émission du billet.
• Satisfaction élevée des voyageurs grâce à un service de billetterie fiable, réactif et techniquement performant.
• Amélioration de l’efficacité opérationnelle des fonctions de billetterie du GHQ Travel Hub.

Qualifications et expériences requises par le Programme Alimentaire Mondial (PAM)

Éducation : Diplôme d’études secondaires requis. Un diplôme universitaire en tourisme, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Expérience : Minimum de 4 ans d’expérience pertinente dans les réservations aériennes, la billetterie ou les opérations de voyage. Une expérience préalable auprès de sociétés de gestion de voyages (TMC) ou d’organisations internationales est un atout. Une connaissance des règles de voyage des Nations Unies/du système commun est souhaitable.

Connaissances et compétences :

• Solide expertise technique en matière de réservations et de billetterie aériennes.
• Grande attention portée aux détails et à la précision.
• Esprit axé sur le client et capacité à travailler sous pression.
• Solides compétences en matière d’organisation et de priorisation.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en contribuant efficacement au sein d’une équipe internationale.
• Des compétences de communication claires et professionnelles.

Langues : Maîtrise de l’anglais (oral et écrit). Maîtrise du français (oral et écrit).

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