EXCLUSIF
Niveau BAC
OMS recrute un Adjoint administratif
Adjoint administratif – (2604165)Accord contractuel : Accord de services spéciaux (SSA)Durée du contrat : 6 moisOffre d'emploi : 30 septembre 2026Date de clôture : 14 octobre 2026, 21h59Lieu principal : Sénégal - DakarOrganisation : OMS SénégalCalendrier : À temps pleinBut :Fournir un appui sur toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles (ERP). L'assistant administratif(ve) est chargé(e) de fournir un appui administratif et financier direct et des services aux gestionnaires de programme ou d'unité et aux membres du personnel et exécuter des transactions conformément aux règles, règlements et politiques de l'OMS.Contexte :Les bureaux pays de l'OMS traduisent leurs engagements mondiaux et régionaux en actions nationales, en conseillant les États membres et en facilitant l'usage des meilleures pratiques. Ils maintiennent le dialogue intersectoriel et s'appuient sur les autorités nationales à l'expertise technique de l'OMS pour éclairer les politiques. Il est important de noter également que des unités d'appui administratif (CSU) ont été mises en place pour soutenir les responsables et le personnel dans l'exercice de leurs fonctions.Le/La titulaire du poste fournira un appui administratif, organisationnel, documentaire et logistique de haute qualité au Bureau de la Représentante de l'OMS à Dakar. Il/Elle veillera à la gestion efficace des correspondances, à la coordination des réunions, des missions et des événements officiels, à la tenue et à l'archivage des documents institutionnels, ainsi qu'au suivi rigoureux des décisions, recommandations et actions stratégiques du Bureau. Le/La titulaire contribuera au bon fonctionnement quotidien des Clusters en assurant une coordination administrative efficace entre les programmes techniques, les fonctions d'appui et les partenaires externes. Il/Elle veillera également à la qualité, à la conformité et à la transmission en temps opportun des documents soumis à l'attention des Clusters, ainsi qu'à la bonne gestion des registres, des archives physiques et électroniques du Bureau de Pays.Sous la supervision générale du Représentant de l'OMS et sous la supervision directe du chargé des Opérations, le/la titulaire du poste contribuera au renforcement de l'efficacité opérationnelle, à la fluidité des communications internes et externes et à l'application des procédures administratives de l'Organisation.Résumé des tâches assignées :Gestion administrative des Clusters :Apporter un appui à la gestion quotidienne des ClustersMaintenir un système de classement physique et électronique conforme aux procédures de l'OMSRédiger les correspondances officielles à l'appréciation du responsable du ClusterRédiger les Mémos, les soumettre dans le eWorkflow, les suivre et prendre toutes les actions requises pour amener l'activité jusqu'à sa réalisation complètePréparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions, missions officielles et visites de haut niveauOrganiser les réunions internes des Clusters, les réunions locales, régionales et internationales initiées et/ou sponsorisées par le ClusterVeiller au respect des échéances fixées pour les actions prévoyant l'attention des ClustersInitier les réquisitions dans le Système Global de gestion (GSM/SPM) : DFC, DI, IPOs, GES, LOAG, LOANGProduire des tableaux de bord de suivi des correspondances, réunions et décisionsPrendre des notes lors des réunions et effectuer le suivi des recommandationsAppui aux Finances :Appuyer les chargés de programme dans l'initiation et la revue des budgets des appuis financiers à la partie nationale conformément au barème du G50Vérifier les dossiers de paiement des factures avant traitement dans l'ERPVérifier et certifier les factures des services contractés par le ClusterSuivre l'encaissement des paiements par les bénéficiairesEffectuer l'archivage des dossiers des Finances, Budget, Approvisionnements, LogistiqueEffectuer la réconciliation bancaire hebdomadaire du compte bancaire du bureauAppui au Procurement :Préparer et soumettre le plan d'achats des biens et services du ClusterContribuer à la préparation des RFP du ClusterAssurer le secrétariat du Comité Local d'Achat des Biens et ServicesEffectuer l'archivage des dossiers des Finances, Budget, Achats, LogistiqueSoumettre les réquisitions de Procurement des biens et servicesAppui à la logistique et au protocole :Initier les voyages des membres du Cluster y comprenant les eMemos des missions, les TR, billets, visa, etc.Soutenir l'organisation des visites officielles qui concernent le ClusterAssurer la liaison administrative entre le Cluster et les services Ressources Humaines, Budget & Finances, Approvisionnement, Voyages, Protocole et SécuritéContrôle qualité des documents :Assurer un contrôle qualité préalable de tous les documents soumis aux responsables des Clusters avant leur réception ou leur transmission pour examen et signatureVérifier la conformité des documents avec les normes de l'OMS en matière de présentation, format, contenu, références, validation et circuit d'approbationS'assurer que les documents sont complets, cohérents, correctement rédigés et accompagnés des pièces justificatives requisesTenir à jour un calendrier consolidé des principales activités des ClustersAutres responsabilités :Effectuer les prises de notes pendant des réunions, soumettre les comptes rendus et faire le suivi des recommandationsExécuter toute autre tâche confiée par les responsables des Clusters dans le cadre des activités du BureauQualifications, expérience, compétences et langues :Diplômes requis :Essentiel : Un diplôme de fin d'études secondaires avec une spécialisation en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, Relations internationales, Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.Souhaitable : Licence/Bachelor en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, gestion de projet, Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent. Formation en archivage électronique, gestion de l'information ou gestion des documents serait un atoutExpérience :Essentiel : Au moins 5 ans d'expérience dans les services de l'administration de bureau, d'assistanat exécutif, de gestion budgétaire et financière, de coordination de programme, de gestion des achats et logistiques, de bureautiqueSouhaitable : Expérience dans la digitalisation ou la gestion électronique des documents. Expérience en gestion de correspondances, de réunions et d'agendas de directionCompétences fonctionnelles :Techniques de rédaction professionnelle : prise de notes structurées, excellentes capacités d'analyse, de synthèse et de rédactionMaîtrise des procédures administratives de base, des outils bureautiques et des règles de conformité organisationnelleGestion de réunions et secrétariat techniqueCapacité à assurer le suivi des dossiers, préparer et contrôler la documentation, coordonner avec différents services et partenaires, et gérer simultanément plusieurs activités avec rigueur et diplomatieCapacité à faire une bonne planification des livrables, respect des délais (capacité à travailler sous pression avec des délais courts)Compétences/Connaissances :Essentiel : Bonnes connaissances des techniques de rédaction des rapports, maîtrise de Word, PowerPoint et Excel et autres logiciels utilesSouhaitable : Maîtrise des ERP et des outils de bureautique avancéeLangues et niveau requis :Essentiel : Excellente maîtrise du français (parlé et écrit)Souhaitable : Bonne maîtrise de l'anglais (avec capacité à rédiger des courriels, rendus comptes et correspondances administratives)Informations complémentaires :Les membres du personnel qui ont quitté l'entreprise à la suite du processus de priorisation et de réorganisation de 2025 bénéficieront d'une attention particulière, conformément au cadre réglementaire applicable.Cet avis de vacance de poste peut être utilisé pour identifier des candidats pour d'autres missions de conseil similaires et de même niveau.Seuls les candidats sérieusement envisagés seront contactés.Un test écrit peut être utilisé comme forme de sélection.Si votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir à l'avance une copie numérisée du ou des diplômes/certificats requis pour ce poste.L'OMS ne prend en compte que les qualifications de l'enseignement supérieur obtenues auprès d'un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED) : http://www.whed.net/Pour plus d'informations sur les activités de l'OMS, veuillez consulter le site : http://www.who.intL'OMS s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. L'OMS recrute son personnel sans discrimination fondée sur le handicap, le sexe, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, la langue, la race, l'état civil, la religion, l'origine culturelle, ethnique ou socio-économique, ni sur aucune autre caractéristique personnelle. L'OMS s'engage à atteindre la parité hommes-femmes et la diversité géographique au sein de son personnel.POSTULERexclusif
