FHI 360 recrute plusieurs postes

Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l'amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées.

POSTE 1 : Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) – Louga, Saint-Louis, Matam

FHI 360 recherche des candidats qualifiés pour deux postes d'Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère). Le poste combine les fonctions administratives et financières au niveau du bureau avancé, dans un environnement où les fonctions support sont centralisées à Dakar.

Description du poste :

Responsable de la gestion des dépenses pour le fonctionnement du bureau avancé et des activités de terrain, y compris la préparation des paiements journaliers dûment approuvés conformément aux systèmes et procédures de FHI 360.
Appuyer sur la revue des pièces comptables et s'assurer que toutes les transactions sont entièrement et proprement documentées.
Vérifier les demandes d'avance, les rapports de dépenses de voyage et les dépenses opérationnelles ; effectuer la réconciliation des avances après avoir scanné et archivé les justificatifs dans SharePoint.
Appuyer l'équipe Grants dans le suivi et le traitement des demandes de fonds et des rapports des sous-subventions.
Appuyer sur la gestion des ateliers et/ou activités, y compris le paiement des participants.
Assurer la gestion administrative et logistique du bureau avancé ainsi que le suivi des biens et équipements.
Assister le service Procurement de Dakar pour les acquisitions réalisées sur site.
Assurer l'interface administrative courante avec la Direction Régionale de la Santé et les partenaires locaux.

Responsabilités principales :

1. Tenir la comptabilité et les dossiers comptables

Veiller à ce que toutes les dépenses soient autorisées, éligibles et traitées efficacement.
Vérifier les factures et constituer les dossiers nécessaires aux paiements.
Gérer les avancées de missions, d'ateliers, du personnel et des consultants.
Suivre la liquidation de ces avances sur présentation de justificatifs dans le délai requis.
Examiner les rapports de dépenses du bureau avancé en veillant à leur conformité.
Enregistrer les opérations dans GFAS et assurer l'archivage physique et électronique dans SharePoint.
Contrôler le registre des immobilisations du bureau avancé.
Alerter sans délai le superviseur sur toute dépense non conforme ou tout risque financier identifié.

2. Appuyer les achats et les relations avec les fournisseurs locaux

Assister l'équipe Procurement de Dakar pour les acquisitions à réaliser sur site.
Préparer et transmettre à Dakar les expressions de besoins et demandes d'achat.
Assurer la réception physique des biens et services livrés sur site.
Constituer et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et prestataires locaux.

3. Organiser les ateliers, formations et missions

Appuyer l'organisation des ateliers, séminaires et formations tenus dans les régions couvertes.
Préparer les feuilles de présence et les états de paiement.
Appuyer le paiement des participants et collecter l'ensemble des justificatifs signés.
Appuyer la préparation logistique des missions de terrain et des programmes de visiteurs.

4. Assurer la gestion administrative du bureau et le suivi des biens

Gérer les stocks de fournitures et les consommables.
Maintenir à jour les fichiers des immobilisations et assurer l'inventaire des équipements.
Assurer le suivi de l'entretien courant et des petites réparations des équipements.

5. Assurer l'archivage et le reporting

Gérer et améliorer le système d'archivage des pièces comptables et administratives.
Appuyer sur l'archivage des documents sur SharePoint.
Produire les rapports administratifs et financiers périodiques du bureau avancé.

Compétences et qualités requises :

Un BAC + 3 au minimum en finance, comptabilité, gestion ou administration.
Une expérience d'au moins 2 ans à un poste similaire dans une ONG ou institution de la place.
Bonne notion du respect des délais, honnêteté et organisation.
Autonomie et sens des responsabilités.
Capacité à travailler sous stress.
Maîtrise d'Excel, Word, logiciels comptatifs et outils collaboratifs SharePoint.
Bon sens du relationnel et de la diplomatie.
Capacité à travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel.