L’UNICEF recrute des assistants administratifs et un associé logistique

L’UNICEF cherche à constituer un vivier d’assistants administratifs qualifiés pour son bureau au Sénégal et à recruter un Associé(e) logistique pour la République démocratique du Congo.

POSTE 1 : Liste de personnel (adjoints administratifs) – Sénégal

• Offre n° : 596451
• Type de contrat : Stage, contrat temporaire ou consultant
• Niveau : G-6
• Lieu : Sénégal
• Catégories : Ressources humaines, opérations, administration, gestion financière et gestion des installations
• Date limite (heure normale de Greenwich) : 28 octobre 2026

L’UNICEF œuvre dans plus de 190 pays et territoires pour sauver des vies d’enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas seulement un travail, c’est une vocation.

Dans le cadre du regroupement des agences des Nations Unies à la Maison des Nations Unies à Diamniadio, l’UNICEF Sénégal se prépare à quitter ses locaux actuels et à les remettre à leurs occupants d’ici le 31 décembre 2026, puis à transférer son personnel dans les nouveaux locaux en janvier 2027. Cette transition nécessite un renforcement temporaire de l’équipe administrative afin d’assurer la continuité des services et de soutenir les opérations liées au déménagement, à la clôture des contrats et à la remise des locaux.

À cette fin, l’UNICEF souhaite constituer un vivier de candidats qualifiés pour répondre aux besoins en personnel de soutien administratif durant cette période.

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Sous la supervision du responsable désigné, les assistants administratifs apporteront un soutien administratif, opérationnel et logistique à l’équipe assignée, en particulier pour faciliter le déménagement de l’UNICEF Sénégal à la Maison des Nations Unies à Diamniadio et la remise de ses locaux actuels. Leurs fonctions impliquent la gestion des documents et des archives, l’inventaire et le suivi des actifs, les transactions administratives et la coordination des activités liées au déménagement, conformément aux politiques, procédures et processus de l’UNICEF.

Principales responsabilités

• Soutien administratif : gérer la correspondance, les courriels, le classement, la saisie de données, les calendriers de réunions, les procès-verbaux et les autres tâches administratives courantes conformément aux politiques et procédures de l’UNICEF.
• Gestion et archivage des documents : organiser, classer, inventorier, archiver et transférer en toute sécurité les documents physiques et électroniques, y compris les contrats, les factures, les registres d’actifs et les documents de transfert de locaux.
• Déménagement et remise des locaux : appuyer la coordination et le suivi des activités de déménagement, tenir à jour les listes de contrôle et les outils de suivi des actions, assurer le suivi des tâches en suspens et compiler la documentation requise pour la fermeture et la remise des locaux actuels.
• Gestion des actifs et des fournitures : mettre à jour les inventaires d’équipements et de mobilier, soutenir la vérification physique, l’étiquetage, le déplacement, le rapprochement et la remise des actifs, et coordonner l’entretien des fournitures de bureau et des équipements.
• Gestion budgétaire et traitement des factures : tenir à jour les registres de suivi budgétaire, suivre les dépenses et les paiements en suspens, collecter et vérifier les factures, et soutenir le traitement des transactions et la clôture financière dans VISION.
• Gestion des achats et des contrats : préparer et tenir à jour la documentation relative aux achats et aux contrats, soutenir les accords avec les consultants et les prestataires de services, et assurer le suivi des clôtures de contrats et des actions administratives en cours.
• Planification, rapports et coordination : mettre à jour les outils de suivi des progrès, compiler les données administratives, surveiller les échéances, préparer les rapports et assurer la liaison avec les équipes et les prestataires de services concernés afin de garantir la réalisation des activités dans les délais impartis.
• Soutien logistique et déplacements : organiser les réunions, les événements, les déplacements, les mouvements de personnel et les transferts d’équipement, selon les besoins, afin de faciliter la continuité des activités et les relocalisations.
• Autres tâches : effectuer toutes autres tâches connexes assignées par le superviseur.

Exigences minimales

• Formation : un diplôme d’études secondaires est requis. Des cours professionnels ou universitaires en administration, gestion de bureau, gestion de documents, logistique, finances, ressources humaines ou dans un domaine connexe constituent un atout. Un baccalauréat peut être accepté à la place de trois années d’expérience professionnelle pertinente, et une maîtrise peut être acceptée à la place de deux années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente, sous réserve des politiques et procédures de recrutement applicables de l’UNICEF.
• Expérience professionnelle : au moins 6 ans d’expérience pertinente en administration ou en secrétariat.
• Compétences facultatives : excellente organisation, coordination et gestion du temps ; capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais ; bonnes compétences en gestion documentaire, classement, archivage et tenue de registres ; maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook ; souci du detail ; aptitudes relationnelles et communication ; esprit de collaboration et capacité à travailler efficacement sous pression.

Atouts

• Formation ou certification supplémentaire en administration, gestion de bureau, gestion des archives, logistique ou dans un domaine connexe.
• Expérience en soutien aux déménagements de bureaux, transferts de locaux, inventaires d’actifs, archivage de documents ou clôture administrative et financière.
• Expérience de l’utilisation de systèmes de planification des ressources de l’entreprise, notamment SAP/VISION, et maîtrise des applications Microsoft Office, en particulier Excel.
• Expérience professionnelle pertinente au niveau national, notamment dans le développement, les contextes fragiles et humanitaires.
• Connaissance des politiques, procédures et processus administratifs de l’UNICEF.

Compétences requises par l’UNICEF

1. Établit et entretient des partenariats.
2. Fait preuve de conscience de soi et de conscience éthique.
3. Volonté d’obtenir des résultats ayant un impact.
4. innove et s’adapte au changement.
5. Gère l’ambiguïté et la complexité.
6. Pense et agit de manière stratégique.
7. Travaille en collaboration avec les autres.

Important : cette annonce vise à constituer une liste de candidats qualifiés et ne correspond pas à un poste vacant précis. Les candidats figurant sur cette liste pourront être contactés en fonction de leurs qualifications et des besoins opérationnels. À la suite du processus d’évaluation et de sélection requis, un type de contrat approprié, conforme aux politiques et procédures de l’UNICEF, pourra leur être proposé.

L’UNICEF promeut et défend les droits de chaque enfant partout dans le monde. Son personnel mondial doit refléter la diversité de ces enfants. L’UNICEF encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion, d’origine ethnique et de personnes en situation de handicap. L’UNICEF met en place des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement.

Les candidats retenus feront l’objet de vérifications rigoureuses de leurs références, de leurs antécédents et de leur protection. Les nominations, la sélection et le maintien en poste sont subordonnés à la réussite de toutes les vérifications requises. L’UNICEF ne perçoit aucun frais de dossier à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement et ne demandera jamais les coordonnées bancaires des candidats.

POSTE 2 : Associé(e) logistique, G-6, TA (3 mois), n° 138694, Goma – République démocratique du Congo, WCAR

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