Le Centre africain de recherche sur la population et la santé (APHRC) recrute un(e) Agent de Soutien aux Programmes
AGENT DE SOUTIEN AU PROGRAMMEDate limite : 26 novembre 2026Pays : SénégalOrganisation : Centre africain de recherche sur la population et la santé (APHRC)Affectation : Bureau régional de l’Afrique de l’Ouest, Dakar, SénégalPortée : Tous les programmes et projets de WARO, y compris les initiatives multinationales et financées par des donateursCatégorie de personnel : Poste professionnel recruté au niveau national (NRP)Reportage technique : Chefs d’unités WARO pour les portefeuilles et projets assignésRapports administratifs : Chef des opérationsParcours de carrière : Filière de soutien professionnel aux programmes, avec une progression basée sur l’architecture d’emploi applicable de l’APHRC et le cadre de progression de carrièreInterfaces clés : Direction de WARO, responsables de projet et techniques, finances, achats, ressources humaines, PEC, siège, partenaires et consultantsLe Centre africain de recherche sur la population et la santé (APHRC) est un institut international de recherche africain dirigé par l’Afrique, dont le siège est à Nairobi, au Kenya. Son bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest (WARO), basé à Dakar, au Sénégal, mène des recherches pour éclairer les politiques publiques en matière de population, de santé, d’urbanisation et de développement à travers l’Afrique subsaharienne.APHRC-WARO cherche à recruter un Agent de Soutien aux Programmes pour soutenir la coordination efficace, la mise en œuvre et le suivi des programmes et projets de WARO.Objectif du posteL’agent de soutien aux programmes assurera la coordination pratique, le suivi et un soutien administratif à l’ensemble du portefeuille de programmes et projets de WARO. Le poste servira d’interface pratique entre les équipes techniques de programme et de projet et la fonction Opérations, contribuant à garantir que les activités planifiées progressent efficacement et que les processus, documentation, rapports et actions de conformité requis soient réalisés avec précision et dans les délais. L’officier soutiendra les chefs d’unité, les chefs de projet et les opérations dans la planification du travail, le suivi de la mise en œuvre, la coordination des rapports, la documentation des projets, les demandes opérationnelles, le suivi des risques et des problèmes, ainsi que la clôture des projets. Ce rôle est conçu comme une fonction dédiée de soutien aux programmes et aux projets, facilitant la livraison, la coordination et la responsabilité sans remplacer les responsabilités techniques de direction et de prise de décision des chefs d’unité ni l’autorité déléguée des fonctions Finances, Achats, Ressources Humaines et autres Opérations.Responsabilités clés1. Soutien à la planification et à la mise en œuvre de programmes et de projetsSoutenir les chefs d’unité et les chefs de projet pour traduire les propositions, budgets et plans de travail approuvés en plannings d’activités clairs, jalons, responsabilités et actions de suivi.Maintenir des plans de travail consolidés, des suivis de mise en œuvre et des tableaux de bord d’étapes pour les projets WARO assignés, avec des mises à jour régulières sur l’avancement et les actions en cours.Surveiller les échéances clés, les dépendances et les goulots d’étranglement, faire un suivi avec les collègues responsables et signaler rapidement les retards ou risques au chef d’unité et au chef des opérations concernés.Soutenir le démarrage du projet, les revues périodiques de la mise en œuvre, la replanification et la clôture grâce à des listes de contrôle et documentations convenues.Coordonner les réunions de révision des programmes et des projets, préparer des ordres du jour et des journaux d’action, enregistrer les décisions et faire un suivi jusqu’à la réalisation des actions.Promouvoir l’utilisation de modèles cohérents, de trackers et d’outils simples de gestion de projet à travers les WARO.2. Gestion des rapports, de la documentation et des connaissancesMaintenir un calendrier consolidé des échéances de déclaration des donateurs, institutionnels et projets : livrables, approbations et autres engagements sensibles au facteur temps.Coordonner la collecte, l’organisation et les vérifications de complétude des contributions techniques, financières, d’approvisionnement et administratives pour les rapports des donateurs, les mises à jour de l’avancement, les revues et autres soumissions, tout en laissant la validation technique et financière aux responsables responsables et aux fonctions.Soutenir la préparation, la mise en forme et la soumission en temps voulu de rapports périodiques, présentations, notes d’information, registres de réunions et mises à jour de la gestion sous la direction du chef d’unité concerné ou du chef de projet concerné.Tenir des dossiers de projet complets et à jour, y compris les propositions, budgets, plans de travail, contrats, approbations, correspondance, livrables, rapports, procès-verbaux et preuves de mise en œuvre.Assurer que les versions finales et les décisions clés sont déposées dans l’espace de travail partagé approprié et peuvent être récupérées efficacement pour la gestion, le donateur ou l’audit.3. Interface et suivi de la conformité entre programmes et opérationsAgir comme point de coordination quotidien entre les équipes de programme et de projet ainsi que les opérations pour les demandes liées aux achats, aux contrats, aux déplacements, aux ateliers, aux réunions, aux paiements, aux arrangements des partenaires et à d’autres besoins de livraison.Traduire les plans de programme approuvés en demandes opérationnelles complètes et en temps opportun, vérifier que les informations requises et les documents justificatifs sont disponibles, et suivre les demandes jusqu’à leur résolution.Soutenir les équipes pour comprendre et suivre les conditions applicables aux donateurs, les procédures APHRC, les exigences d’approbation, les attentes en matière de protection, l’éthique et d’autres exigences de conformité pertinentes à la réalisation des projets.Maintenir des suivis de conformité et d’action, suivre les documents manquants ou les approbations en attente, et escalader les problèmes pouvant affecter la préparation à la livraison, au reporting ou à l’audit.Soutenir la coordination et la documentation des processus partenaires et consultants, y compris les livrables, les jalons contractuels, les prérequis de paiement et les actions en cours, en collaboration avec les fonctions opérationnelles responsables.Aider à maintenir une interface régulière et constructive entre les équipes de programme et les Opérations afin que les contraintes opérationnelles soient identifiées rapidement et traitées conjointement.4. Soutien financier et suivi des ressourcesSoutenir les chefs d’unité et les chefs de projet afin d’aligner les plans d’activité avec les budgets approuvés et les délais de mise en œuvre.Travailler avec les Finances pour maintenir une vision simple et actuelle des dépenses, des engagements, des soldes budgétaires et des actions financières en cours pour les projets assignés.Suivre les entrées budgétaires, les reprévisions, les révisions budgétaires, les factures, les avances, les acquittements et toute autre documentation financière requise pour la mise en œuvre et le rapport.Signaler les écarts, retards ou lacunes documentaires importants au chef d’unité, au chef des opérations et des finances concernés pour qu’ils puissent intervenir ; ne pas approuver les dépenses et ne pas passer outre les contrôles financiers.5. Coordination et soutien aux parties prenantesFaciliter le flux d’informations entre les unités WARO, le siège, les équipes pays, les partenaires, les consultants et les fonctions de soutien afin que les responsabilités, les délais et les décisions soient compris.Soutenir la coordination logistique et opérationnelle des ateliers, missions, réunions, formations, engagements partenaires et autres activités de projet en collaboration avec les opérations.Préparer des résumés concis, des présentations et des supports d’information pour les réunions de coordination interne, les discussions de direction et les engagements des partenaires.Soutenir la communication rapide des décisions, des changements, des risques et des exigences de suivi aux collègues responsables de la mise en œuvre.Qualifications et expériences requisesIl s’agit d’un poste professionnel recruté au niveau national avec deux profils d’entrée possibles. Les responsabilités principales et les exigences de compétences sont communes aux deux profils, tandis que le niveau d’autonomie, la complexité des missions et l’expérience professionnelle attendue seront alignés sur les qualifications et l’expérience pertinente du candidat.Profil de niveau Licence (Bachelor)Être titulaire d’une licence dans un domaine pertinent et justifier d’au moins trois (3) années d’expérience dans l’appui ou la coordination de programmes ou de projets. Le/la chargé(e) de programme apportera un soutien aux projets qui lui seront confiés et assumera progressivement des responsabilités plus importantes, avec une autonomie accrue.Profil de niveau MasterÊtre titulaire d’un master dans un domaine pertinent et justifier d’au moins deux (2) années d’expérience dans l’appui ou la coordination de programmes ou de projets. Le/la chargé(e) de programme contribuera à la coordination de plusieurs projets avec une plus grande autonomie et participera à l’élaboration des rapports de gestion ainsi qu’à l’amélioration des opérations.Expériences professionnelles communes requisesUne expérience pertinente dans l’appui aux programmes ou aux projets, leur coordination, la gestion des subventions ou dans un poste similaire est requise. Une expérience acquise de préférence au sein d’une ONG, d’un organisme de recherche, dans le domaine de la santé publique ou du développement international serait un atout.Le niveau d’expérience attendu sera proportionnel au grade et aux responsabilités confiées et devra être cohérent avec les qualifications du candidat.Une expérience pratique dans l’appui à la gestion de projets financés par des bailleurs de fonds, notamment en matière d’élaboration de plans de travail, de calendriers de rapports, de documentation, de suivi de la conformité et de coordination avec les services financiers, les services d’approvisionnement et les autres fonctions d’appui.CompétencesSolides compétences en organisation, planification et suivi, avec une attention particulière aux détails et aux délais.Capacité à coordonner entre équipes techniques et opérationnelles et à établir des relations de travail efficaces sans autorité de supervision formelle.Bonne compréhension de la gestion du cycle de projet, du reporting aux donateurs, de la documentation de conformité et des processus opérationnels.Capacité à synthétiser des informations provenant de différentes sources et à préparer des suivis clairs, des résumés, des procès-verbaux et des rapports.Connaissances de base en budgétisation, suivi des dépenses et documentation nécessaire pour soutenir la responsabilité financière.Maîtrise de Microsoft Office ou Google Workspace, en particulier Word, Excel et des outils de gestion documentaire partagée ; la familiarité avec les plateformes de gestion de projet ou de collaboration est un atout.Approche proactive, orientée service et axée sur les solutions, avec le jugement de faire monter les problèmes au bon moment.Un haut niveau d’intégrité, de confidentialité, de responsabilité et de respect des politiques, de la protection, de l’équité et de l’inclusion de l’APHRC.Capacité à travailler de manière indépendante et collaborative dans un environnement dynamique, multiculturel et multidisciplinaire.Exigences linguistiquesExcellentes compétences en communication écrite et orale en français ; la connaissance pratique de l’anglais est un avantage.Processus de candidatureLes candidats intéressés doivent soumettre une lettre de motivation adressée au directeur du bureau régional de l’Afrique de l’Ouest, un CV à jour et les coordonnées de trois référents professionnels.Date limite de candidature : 26 novembre 2026. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.Avis d’égalité des chancesAPHRC est un employeur qui offre l’égalité des chances et s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion. Les décisions de recrutement sont basées sur les qualifications et les besoins organisationnels. Des aménagements raisonnables peuvent être accordés sur demande aux candidats en situation de handicap afin de faciliter la participation au processus de sélection.POSTULERexclusif
